Vinnureglur stjórnarfunda ÍBA

Fundir eru haldnir mánaðarlega. Aukafundir eru boðaðir eftir þörfum. Fundur er formlega boðaður með a.m.k. viku fyrirvara. Fundardagskrá er send út tveim dögum fyrir fund. 

Dagskrá fundar: 

1. Fundur settur 
2. Fundargerð síðasta fundar.
3. Innsend erindi.
4. Málefni stjórnar.
5. Önnur mál.
6. Tilhögun næsta fundar.
7. Fundarslit. 

Fundargerðir 

• Halda skal fundargerð um það sem fjallað er um á fundum stjórnar og bóka allar samþykktir og ákvarðanir stjórnarinnar.
• Í fundargerðir skal skrá eftirfarandi:
  • Hvar og hvenær fundurinn er haldinn og númer fundar.
  • Hverjir sitja fundinn, tilgreindir eigin nafni, hver stýrir honum og hver ritar fundargerð.
  • Dagskráratriði, stutta lýsingu á dagskrárliðum og gögnum fundarins.
  • Ákvarðanir sem teknar eru og atkvæðagreiðslur, ef til þeirra kemur.
  • Sérstakar bókanir stjórnarmanna.
  • Upphaf og lok fundartíma.
  • Tilhögun næsta stjórnarfundar. 

Fundargerðir skulu að öllu jöfnu sendast stjórnar- og varastjórnarmönnum innan viku frá því að fundi lauk. Fundargerðir eru lagðar fram til staðfestingar í upphafi næsta stjórnarfundar og skulu athugasemdir og samþykktir bókast í fundargerð þess fundar. Náist ekki sátt um meiriháttar athugasemd við fundargerð skal greidd um hana atkvæði á þeim fundi er hefur fundargerðina til umfjöllunar og samþykktar. Skulu þeir einir sem sátu fund þann er fundargerðin fjallar um eiga atkvæðisrétt. 

Í þeim tilvikum að um sérstaklega viðkvæm mál er að ræða, eða mál tengd miklum hagsmunum einstaklinga, ÍBA eða aðildarfélaga þess, sem telja ber að séu ekki á vitund nema mjög fárra manna, getur formaður eða málshefjandi ákveðið að slík mál séu meðhöndluð trúnaðarmál á stjórnarfundi. Mál sem tiltekið er sem trúnaðarmál skal ekki rætt við aðra en stjórnarmenn og málsaðila. Þau gögn sem lögð eru fram í málum sem svo eru skilgreind taka stjórnarmenn ekki með sér af stjórnarfundum. Umfjöllun og niðurstaða stjórnar í málum sem merkt eru sem trúnaðarmál skal rituð í sérstaka trúnaðarbók eða felld út úr fundargerðum sem birtar eru á vefsíðu ÍBA.

Upplýsingagjöf til stjórnar fer fram á stjórnarfundum. Stjórnarmenn hafa aðgang að öllum gögnum um félagið sem nauðsynleg eru til að þeir geti sinnt stjórnunar- og eftirlitsskyldu sinni á starfstíma sínum. Gögn í samræmi við boðaða dagskrá skulu, sé þess þörf eða óskað, send til stjórnar eða berast stjórnarmönnum með fundarboði. Óski stjórnarmaður eftir tilteknum gögnum, t.d. um rekstur og starfsemi félagsins, skulu þau einnig send öðrum stjórnarmönnum.